株式会社肥後銀行様
「営業店の書類をイメージ保管、
書類保管の負担を大幅に削減」
「事務センター業務は汎用スキャナで共有化」

■営業店編

──営業店事務の課題は？

窓口への来店客数は1日200~300人程度です。お客様をお待たせしないように確実に事務処理を行うかが大切です。
窓口ではお客様に記入いただく書類が多く、これを減らしてペーパーレス化を図っていくかが課題です。後方事務でもタブレットやサインレスを進めペーパーレス化を推進し業務効率化を図ろうとしています。

──イメージ保管以降、業務はどう変わりましたか？

以前は閉店後の勘定の締め上げ処理後に帳票類の見直し確認作業が負担でしたが、今回のペーパーレス化で確認作業がなくなり負担が軽減されました。180種類の帳票をイメージ化の対象としていますが作業はシンプルです。日次で送付する作業も戸惑いなく行えています。

また、使用後の書類管理、保管年限による整理といった業務が無くなりました。紙書類をサイズ別に綴じ込み、期限ごと、項目ごとにファイリングする時間も不要となりました。

保管場所も金庫、キャビネットなどまちまちで書類を探すのが大変でしたが、支店から帳票データを検索でき、使い勝手もよく、対象書類を探しやすくなりました。

■事務センター編

──日頃の業務について教えて下さい。

営業店から送られてくる地公体が収めた納付済通知書の集計、残高照合などを行っています。1日あたり約5000枚の書類を高速OCRスキャナで読み込みデータ化しています。

従来は科目仕分け、集計などを手作業で行っていましたが、IDや科目別の仕分けを機械が自動的に行ってくれるため、格段に時間が短縮されました。仕分けられた書類はそれぞれにポケットに収納されますが、精度が高く混入は起きていません。

また、従来機は紙詰まりが起こすと流れが複雑なため、通知書との照合作業が大変でした。新型機はモニター上に通知書のナンバリングや画像データが表示され、現物との照合がしやすくなりました。この点はとても重要かつ効率化の恩恵を受けていると感じます。

──新型機の導入で感じられることは何でしょうか？

以前はOCR用紙にしか対応しておらず、非対応の通知書は全て手入力でした。モニター上のイメージデータはカラーで表示されるため視認しやすく、照合や特定作業の確実性が増しました。

また、地公体から予告なく通知書の書式が変更となる場合がありました。これまでは、登録されていない書式は全てOCRからはじかれてしまい、手入力の必要がありましたが、現行機は1度サンプルを読み込むことで帳票登録が可能となり、以後、同じ書式は読み取り可能になります。

──導入にあたって難しさはありませんでしたか？

機械が全て行ってくれますし、書類読み取り時に万が一エラーが出た場合も発生箇所などを的確にモニタリングしてくれるため確認しやすく、慌てることがありません。運用についてもマニュアルを参考にしつつ、不明な点があった場合はスタッフで共有し、業務マニュアルを補足しながら運用しています。

──どんなメリットを感じますか？

カラーのイメージデータで確認できる点が大きなメリットです。印鑑照合や数字の確認などは、モノクロで見るよりも現物に沿った確認ができ、認識しやすくミスが減ります。また、カラーは直感的かつ自然に認識できるため、目に優しく負担が減り、ミスの減少にも繋がります。

そして、表面だけでなく裏面も読み取ってくれます。特に手形は「裏書き」があることもありますが、両面がデータ化されるため、現物を探して照合することも無くなりました。

以前、帳票現物を保管する部署に在籍しており、現物やコピーなどの閲覧が営業店で必要な場合は「借覧手続き」が必要でしたが、依頼事務の繁雑さや現物紛失のリスクを感じていました。イメージ保管による最大のメリットは、営業店職員が支店の端末から保存文書のイメージデータにアクセスし確認できることだと思います。

──事務改革を進める際のポイントは何でしょうか。

以前は業務ごとにシステム更改する時代でしたが、現在は複数の業務で効率的に運用可能なシステム構築が求められる時代になりました。

社内調査によれば、2010年当時、事務センターでは年間880万枚のイメージエントリ作業を行っていましたが、2020年時点では630万枚まで減少しています。特に口振依頼書に関しては10年前の40％減、手形に関しては60％減少している状況です。
今後の個別業務量の減少を見据え、「複数業務運用可能なシステム」をポイントにシステムの再構築を行っています。

また、導入を検討していた時に「令和2年7月・豪雨災害」で県南地域の3カ店が浸水被害に遭い、段ボール箱で600箱以上の書類が汚損してしまいました。
書類の乾燥、再保管作業等のために2か月間でのべ470人を要した経験を踏まえ、営業店書類のイメージ保管化は、ハザードマップ上で水害リスクの高い営業店から取り組んでいます。

──ご苦労された点はどんなところでしょうか。

先行して導入された銀行様のお話では、導入、試行、全店運用開始までに2、3年の期間を要したと伺っておりましたが、先行行の導入支援ノウハウ等により、弊行は約10か月でイメージ保管業務の運用を開始することができました。
また、運用フロー作成にあたり、「営業店」にとっても「事務センター」にとっても、大きな事務負担とならないような「ルール作り」に苦労しました。現在も双方の現場と連携を取りながら運用の定着を図っています。

BCP対策の観点からもスピード感を持って取り組む必要があり、約10カ月で運用開始するのは大変でした。
また、「イメージ保管」は新しい業務となり、運用定着に向けて作業を行う事務センター職員とのコミュニケーションの時間が必要でした。

その他にも事務センターに書類を送る際、営業店に事務負担の無いようなルール作りにも苦労しました。現在も双方と連携を取りながら負担のない運用の定着を図っています。

──プリマジェストの導入支援はいかがでしたでしょうか。

「イメージ保管業務」は全く新しい業務となるため、運用が定着するか不安な部分がありましたが、この部分でもフォローして頂きました。

当行でも全く新規の業務となるため、「運用の定着」に不安がありましたが、具体的には、先行して導入した他行さまへの視察、運用事例の提供などが参考となりました。
また、ファイリングの運用開始時には帳票登録が必要になります。約120種類の帳票がありましたが、その登録もお手伝い頂きました。

──営業店の反応はいかがでしょうか。

営業店にとっては「書類保管・管理業務自体が大幅に無くなる」ことなので、大変喜ばれています。

他にも、保管書類スペースを活用できるので、店舗レイアウトの柔軟性や、お客さまや行員の導線確保などの効果を感じています。

──事務センターの反応を教えてください。

公金業務の場合、現行システムでは、事務センターだと最大130分類に手作業で仕分けしていましたが、新システムでは「ImageValue 20P Series」で処理することで自動仕分けが可能になりました。
文書為替・公金業務については、新システムへ順次移行を行っている段階ですが、２割～3割程度の業務効率化を実現できると思います。

イメージ保管業務は、2022年度には40店舗、23年度には全店展開したいと考えています。
事務センターにおいては、文書為替・公金向けシステム更改も2023年8月に完成を予定しており、他の業務書類のイメージ化も開始する予定となっており、センターの事務処理能力をさらに効率化させます。

さらに、2022年11月から始まる手形の「電子交換所」に対応するため、「ImageValue 20P Series」と連携できるように開発を着手しています。

帳票現物は保管年限に従って保管していますが、電子帳票保存法、民法に関連する帳票かどうか等を整理し、イメージ保管後に廃棄できるものは廃棄することも検討予定です。保管年限に関しても見直し、短くするなど均一化して、文書保管ルールの整備にも取り組みたいと思います。

また、DX推進の一環として、WEBやタブレット等のデジタル媒体からの申込みが増えて行くなか、「紙経由の申込み」も「電子経由の申込み」も横断して検索できるシステムを構築したいと考えています。