CASE
鈴与株式会社様
スキャニングシステムをベースに文書管理
サービスに
新たな価値を創出
鈴与株式会社は、二世紀を超える歴史を持つ静岡の老舗物流企業です。
同社では2009年7月に、新たなBPO事業として、プリマジェストのスキャニングシステムを導入した文書保管サービス「SDLM」をリリースされました。
「SDLM」が提案する「文書保管の新しいカタチ」について、お話をお伺いしました。
導入効果
ソリューション導入のカギ
要約BPO業態に適した拠点集中型の高品位スキャニングシステム
金融機関や官公庁をはじめ、豊富な実績に対する信頼
スキャニングによる文書単位の管理で、原本探しの負担を大幅に削減。また、テキストデータのCSV化による柔軟なデータ活用環境を実現。
改善内容
セキュアなワンストップ体制のもと、企業の文書資産を最大限に活用
プリマジェストと出会い、新たな文書管理サービスとして誕生した「SDLM」の数々のメリット
堤氏
ひとつは、セキュアなワンストップ体制です。
文書のスキャニングから保管、さらに保管期限切れ文書の機密抹消リサイクル処理に至るまで同一倉庫内で行う事で、情報漏えいや原本紛失のリスクをなくす堅牢なセキュリティ体制を確立しています。
次に、内部統制強化への貢献です。
アクティブ文書の全イメージ化により、Web管理システム上でのスピーディなイメージ閲覧を可能にするとともに、原本の山から必要な1枚を探し出す工数を大幅に削減しました。
そして、アクティブ文書のデータ活用です。
スキャニングしたテキストデータをCSV形式に変換、企業システムへの容易なインポートを可能にした事で、さまざまな業務に応用できる柔軟なデータ活用環境を実現しています。
また、業務現場から見ても、必要な文書を探すという“活用以前”の手間も省くアクティブ文書の存在は、非常に大きな助けとなります。
例えば、文書のスキャニングを前提としない場合は、データ閲覧の必要が生じるたびに、文書箱からどの書類を探し出してデータ化するか、保管業者への明確な作業指示が必要となります。
その点「SDLM」では、アクティブ文書ならば指示に関係なくすべてスキャニングするため、顧客の手を煩わせる事なく文書単位でのスムーズな検索・閲覧が可能になります。さらに、文書原本の閲覧ニーズに対しても、同社の物流網を活かした安全かつ迅速な輸送で応えています。
具体例としては通常の文書管理サービスを利用するような、検索頻度の低いものはスリープ文書として扱い、大量かつ検索・情報活用頻度が高く、探す工数が多数発生しているものはアクティブ文書として扱います。
このように、『SDLM』は文書を管理する上で電子化サービス自体をわけているため、あとから必要な文書だけをデータ化するというものとは目的から違います。
Reason
プリマジェスト選定理由
新サービスの実現を確信させた、プリマジェストの豊富な実績
金融機関や官公庁に対する圧倒的な実績が最大の決め手
従来のスリープ文書とは別に、活用頻度の高い文書(おもに帳票類)をすべてスキャニング対象とした「アクティブ文書」を新たに設定し、保管文書のデータ活用という付加価値を生み出そうと考え、そのようなBPOサービスを可能にするベンダーを検討しました。
検討の中で我々が必要としていたのは、拠点集中型によりコストを下げていく仕組みがあるワークフローの導入と、新たな仕組みを作って実際に稼働ができる実現性です。
その点、プリマジェストには金融機関や官公庁など豊富な実績がありますので、それが最大の決定要因になりました。
将来に向けて
「SDLM」が未来へ切り拓く、BPOの新たな可能性
オフィス内に存在する文書(帳票類)のオール・アウトソーシングによってセキュアな環境を構築しつつ非構造化データのフレキシブルな活用という新しい価値を提供
堤氏
当社には、物流業者として長年培った保管ノウハウと信頼があります。文書原本はセキュアな環境下で保管して、文書データはスピーディかつ最大限に活用できることが「SDLM」の強みです。
特に、プリマジェストのスキャニングシステムをベースにした内部統制強化・データ活用メリットは、まさに「SDLM」が謳う「文書保管の新しいカタチ」の“新しい”部分です。当社とプリマジェスト、両社の強みを組み合わせる事で、新しいビジネスの価値を創り出せたと確信しています。個人情報保護や内部統制・国際会計基準など、国の動きを見ていても文書の管理やデータ化・活用に対する需要は今後も拡大していくと思っています。そのなかで当社は、文書原本だけではなくデータもすみやかにお届けし、一方で文書原本の回収・保管・リサイクルまでを担う幅広いBPO業者として、これからのビジネスの仕組みを支えていきたいと考えています。
創業から200年余りを数える静岡の老舗物流企業。
強力なグループネットワークを背景に、国内・国際・港湾物流を軸とした多彩な事業を展開。近年では、グループ企業に富士山静岡空港を拠点とする地元航空会社としてフジドリームエアラインズ(FDA)を設立。地元・静岡を基盤にさらなる飛躍を目指している。
ホームページ:http://www.suzuyo.co.jp/