CASE
西京银行
采用成套设备,在七个月内提高归档操作效率
西京银行是一家总部位于山口县周南市的区域性银行,一直积极致力于提高运营效率,措施包括将其核心系统迁移到云端,并提供无存折账户,从而无需发放纸质存折。为强化咨询业务,该银行正着力减轻分行的行政负担。在进行这一努力的过程中,西京银行在其运营中心引入普瑞斯特的
ImageValue20,从而大大简化了总行的行政处理流程。我们采访了业务推进部总经理藤井达也先生和副总经理岛田美奈女士,了解引入该系统的背景和效果,并探究他们只用了短短七个月不到的时间就从最初接触该系统到将该系统投入运营背后的原因。
背景和课题
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01
票据处理和存储加重了每个分行的行政工作负担
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02
将票据交由总行统一处理,从而实现行政工作集中管理
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03
通过提高行政效率,强化销售能力,节省了投入的工时
实施的解决方案
各个分行发送大约 12 至 13 种类型的票据,包括身份验证文件和地址变更通知,在总行使用安装在总行运营中心的高速扫描仪 ImageValue20
集中进行扫描并转换为图像数据。然后该数据上传到银行内部网络的 Web 查询系统中,这样就可以从银行内的任何终端查看票据的图像。在运营中心,所有分行的总处理量平均每天为
1,000 份票据,每天最高可处理 1,500 份票据。
引入的背景和目标
以前,我们分行的票据处理和存储以及其他文书工作较为繁重。将行政工作统一交由总行处理后,我们计划清理掉所有设备和陈列柜,从而减少我们分行的票据工作。目的是让分行将节省出的时间专门用于销售咨询服务。
另一方面,这必然加重总行的时间和人力负担。我们引入该系统是为了提高总行的运营效率。
过去 10
年来,我们一直努力将行政工作收归到总行,但一年前我们加快了这一进度,以进一步增强我们与客户的联系。然而,收归举措导致总行的人员数量大大增加,而最紧迫的问题是精简总行的行政工作,以便可以将精简出来的人员调配到销售部门。
引入效果
引入新的归档系统,提高行政效率
随着新系统的引入,我们得以将每天的行政工作处理时间从 7 小时压缩到仅 1 到 2 小时,将相关人员数量从 6 人减少到 2
人。尽管该系统投入运行仅有一个月时间,其影响已经让我们大为震撼。
虽然我们在总行使用了一个通用的归档系统,但自动化处理过去由人工完成的录入工作,节省的成本最大。由于计算机化不再需要人工检查,节省了额外的运营成本;消除这种重复检查是高精度设备的另一大优势。
业务促进部的目标是精简一线不可避免的行政工作。总体而言,银行业属于服务行业,我们认为,必须将最多的人力和时间调配到客户联系部门。
选择普瑞斯特的原因
在采用该成套设备 7 个月后,该系统投入运行
我们希望尽快将人力资源调配到销售部门。就普瑞斯特而言,关键在于加快设备安装进度、成本以及能否按照我们的预期迅速引入设备并投入使用。我们认为,设备越早启动并运行,我们就能越早将人员部署到我们的销售部门,并加强我们与客户的联系。
简化银行的电子归档操作的方式因银行的规模、处理量和目标而异。这些方式包括在分行对数据进行成像,或将业务收归到总行。就西京银行而言,我们认为,由于涉及的流程数量较多,最佳解决方案是将业务收归到总行。普瑞斯特的提案是实现这一理念的最合适之选。
引入过程
我们在去年 9 月左右开始考虑该项目,与普瑞斯特进行多次协商后,于今年 4 月正式启动。该系统在经历短短 7 个月时间后于 11
月全面投入运行。我们之所以能够在如此短的时间内引入归档系统,是因为我们的要求和使用条件很简单,这样我们可以将该系统作为成套设备来实施,而无需进行任何定制。
将该系统作为一个成套设备来实施,不仅节省了我们的成本和时间,还降低了与定制相关的风险,同时缩短验证时间。
金融业的经营环境变化很快。构建系统所花费的时间越长,就越有可能偏离最初设想的目标,就算系统最终投入运行,也可能不再符合时代的要求。因此,在引入新系统时,我们要有一种紧迫感。
与普瑞斯特合作的体验
我认为,我们之所以能够在如此短的时间内实施该系统,是因为普瑞斯特清楚我们想要实现的目标。系统是手段,不是目的。我们想知道的不是系统的功能,而是如何实现这些功能。为此,我们不断问自己:“我们想要实现什么?”我觉得,这个项目之所以能够成功,原因在于,我们能够彼此密切沟通,而且我们拥有共同的愿景。即使我们就不懂的方面提出问题,普瑞斯特也能很快给出坦诚而准确的回答和解决方案。
展望未来
向内部开发转变
将 DX 专有技术回馈给社区
尽管讨论中的系统旨在提高归档操作的效率,但我们希望听到其他银行如何使用该系统提高效率的示例,并就如何引入符合我们风格、现状和目标的解决方案交换意见。
西京银行的长期愿景是成为一家面向中小企业和个人客户的社区银行,其目标是通过持续预测和打造满足时代需求的解决方案,持续可靠地满足客户的期望,同时重视客户沟通,以助力社区振兴。
在这种背景下,我们致力于提升客户的便利性,着力提高我们分行行政工作的效率。
以前,与产品服务相关的系统开发外包给了系统开发公司,但我们现在打算转为由集团内部开发。
西京银行集团正在积极招募和培训系统开发人员,并计划以区域振兴和为客户提供咨询服务的形式,将与系统相关的专有技术(如 DX)回馈给山口县当地社区。
活力 (Active) 银行:振兴社区的银行;沟通 (Communication) 银行:重视与客户沟通的银行;趋势
(Trend) 银行:一家预测并打造满足时代需求的解决方案的银行。
根据“ACT 银行”的基本原则,西京银行确立了“为了您的明天 – 为您而行动”的公司宗旨。
网站:https://www.saikyobank.co.jp/