CASE
QRACIAN Co., Ltd.
引入 RPA 以提高业务效率
Qracian Corporation
是一家提供紧急水务维修服务的公司,在“廉价、快速和可靠”的口号指引下,不断拓展业务范围,力争成为日本最大的全方位水务咨询公司。我们对该公司进行了采访,了解该公司如何使用 RPA
来提高运营效率,强化其组织结构,以进一步扩大业务和实现多元化经营。
考虑引入 RPA 时面临的挑战
随着业务的拓展,行政工作量经常发生变化,处理量不断增加。为了解决这一问题,该公司考虑引入
RPA,作为实现高度灵活地应对行政处理流程变化的一种方法,并力求减少行政工作量。
Qracian
的许多企业客户的业务遍布全国,而且这些客户的数量每年都在增长。因此,随着越来越多的公司将数据录入到每个公司专用的系统中,行政工作变得越来越复杂,处理形式也愈发多样。考虑到最近的工作方式改革,一个迫切需要解决的问题是,如何在不增加员工数量的情况下提高工作效率。
此外,由于日常工作中不能出现错误,他们希望减轻负责录入数据的员工的压力。
在寻找解决方案时,Qracian 设置了以下两个条件,这样一来,考虑实施 RPA 进入他们的选择范围。
(1) 灵活适应未来办公室工作的增加和多元化需求
(2) 实施和维护解决方案的成本低廉,以实现利润最大化
然而,他们缺乏 RPA 方面的知识和专业技能,不确定借助 RPA 可以取得什么样的效果以及 RPA 适合哪些任务。
引入效果
普瑞斯特的提案获得采纳,他们在改善客户运营方面拥有丰富的经验
他们利用在 RPA 应用方面的专业知识进行了业务分析,并介绍了引入 RPA 之前的工作流程。
针对目前不知道哪些操作可以转换为 RPA 和分析方法的情况,普瑞斯特进行了业务分析、访谈、POC(成本效益验证),并从 Qracian 提供的 100 项操作中提取了可以转换为
RPA 的操作,分析了相应的结果。此外,在为全面实施做准备的过程中,我们得到了全面的支持,包括举办培训课程,使员工能够构建 RPA,并推荐和介绍了不同的格式。
RPA
不是一个由他人创造并交付客户的产品,而是一个由相关各方根据其自身内部情况独立定制和运营的产品。因此,如果不能独立运作,它可能失去用处,公司往往最终会恢复手动操作。普瑞斯特的提案和细致的支持可以避免出现这种情况,从而满足
Qracian 的两项要求。
改善详情
RPA 的引入节省了巨大的运营成本
目标运营成功地转化为 RPA,后者已成为 Qrasian 增长不可或缺的工具。
为了在全面实施前验证 RPA 的有效性,将 19 项任务设置为 RPA 目标任务,结果是工作量得到显著下降。管理全国约 700 名员工的 ETC
费用报表,让我们看到实实在在的成效。过去,我们必须录入每个员工的费用明细,并显示当月的所有费用明细。令人惊讶的是,随着 RPA
的引入,我们只需按一下按钮,系统就能自动计算所有员工的费用明细,并在 Excel
中显示出来。在人力方面,过去大约需要四个人三天才能完成的工作,现在只需按一下按钮等待结果就可以了,我们认为,这让工作效率得到了极大的提升。
选择普瑞斯特的原因
从研究到实施对 RPA 的支持。
服务范围从运营支持到支持扩大 RPA 的使用范围
普瑞斯特不仅能够提供 RPA 实施支持,还可以提供其积累的专有技术和知识,包括最有效的 RPA 实施方法和运营结构等。
选择普瑞斯特的主要原因是,他们能在提高业务效率方面为我们提供他们的专有技术和专业知识,不过我们也有志于对工作流程进行高效变革,以便 RPA
能更轻松地发挥作用。事实上,我们要求他们为三个不同的任务建立样本流程,以便我们能够确认 RPA
的有效性,这也让我们对该公司产生了极大的信心。我们对他们作出高度评价的另一个原因是,他们从 RPA
的特点和业务运营的角度分析了我们的现状,并为我们提出了最佳的业务解决方案,即引入 RPA。
展望未来
使用 RPA 拓展目标业务
展望未来,我们将利用精简运营带来的机遇,充分完善我们的组织结构,以适应业务的进一步拓展和多元化发展。
我们正在考虑为未来新出现的业务引入
RPA。通过精简工作,我们认为,我们能够响应目前无法有效满足的客户需求。我们相信,我们已经找到了一条多元化的道路,用我们的创造力应对新的业务挑战。
此外,在未来,我们将不单单考虑引入数字操作(接收时的电子形式),还要考虑引入模拟操作(接收时基于纸张的形式)。模拟操作需要录入工作来数字化纸张信息。因此,我们希望通过结合
OCR 进一步提高效率。
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