CASE
四国银行
集成的集中式管理基础架构解决方案
四国银行将票据、收到的文档以及税收和公共资金的业务处理整合到一个以高速大型扫描仪 ImageValue 为中心的通用图像平台中,过去这些业务在办公中心内分发,由每个部门单独执行。
由系统集中处理每个部门的工作,不仅缩短了工作时间,而且具有人员调配的优势,能够利用节省出的时间支持其他工作。
新机器于 2018 年 1 月 4 日投入使用。其他银行对四国银行的业务流程非常感兴趣,全国各地的区域性银行纷纷前来咨询。
我们与业务集中部冈林办事处主任以及现场负责文书工作的所有人员讨论了新系统的效果。
背景和课题
- 01
控制投资
- 02
集中处理分行的后台操作
- 03
进一步提高行政效率
- 04
处理纸质媒介
独特的集中式运营系统的特点
集中式运营系统的特点是操作人员集中在一个位置。无需为每个操作分配操作人员,从而有效地提高效率和优化人员配置。运营中心的一个特点是,单个客户端终端可以处理和录入七种类型的操作(汇票、内部应计项目、印章、银行转账、票据、公共资金和通用交易)。
冈林先生
随着新系统的引入,每个部门不再使用扫描仪,数据录入集中在一个位置进行,大多数部门整合到一个楼层,楼层布局也发生了巨大变化。高于眼睛高度的陈列柜被清理掉,整个楼层的情况一览无余。如果哪里出现问题,我们可以立即派遣支援人员处理相关情况。这是新系统的另一大优势所在。
引入效果
解决方案实施的关键
共享基础设施和人员
实现图像处理和图像数据整合
重组行政业务,包括存管服务
冈林先生
由运营中心检查图像数据,可以腾出更多的时间来处理其他任务,从而提高了总体工作效率。
过去,在读取图像后,图像会单独存储在 DVD
上,但新系统可以将图像直接下载到服务器上,无需执行此操作,在繁忙时段可节省约一个小时的时间。以前,票据一经发出,将不会保留原始票据,但现在我们有了图像数据,能更便捷地响应分行和其他客户的咨询事宜。彩色屏幕也有助于提高数据匹配和咨询响应速度。此外,面板显示针对业务操作而设计,清晰易懂。新招聘的员工可以轻松学习操作该系统,缩短了培训时间,他们可以在几天内上手工作。更多的人员可以在短时间内轻松地学会操作,因此可以根据繁忙时段灵活分配人员,例如,减少早班人员数量,将其调到晚班。
改善详情
随着速度的加快和识别率的提升,可以将多余的时间分配给其他任务
扫描仪不仅可以读取票据并将其转换为图像数据,还可以自动分拣混合票据和转账传票并将它们自动装袋。二维码系统取代了传统的条形码系统,提高了读取和识别能力以及分拣的准确性,可以手动分拣无法分类的票据。
冈林先生
由于分拣票据所需的时间缩短,税收和公共资金人员有更多时间执行其他任务,并为其他外汇业务腾出人力资源等。在繁忙时段,运营中心过往的应对之道通常是增加兼职人员的数量。然而,通过引入其他中心的支持,可以裁减不必要的人员,从而降低成本。
2012 年,该中心的员工总数为 145 人(包括兼职员工),但此后,随着 Densai-net 和 My Number 等各种业务的收归,繁忙时段的员工人数增至 175
人。但引入该系统后,员工人数现已减少到 109 人。
门脇女士(对于票据到期日期的管理程序)
从各分行收到的票据在票据中心进行预处理,以检查任何瑕疵,然后加载到 ImageValue 中,在运营中心录入并检查到期日期和其他要求。之后,票据再次发送到 ImageValue
并存储在保险库中,以便按到期日进行分类。
木屋女士(对于税收和公共资金管理流程)
与票据一样,我们检查从每个分行收集的税收和公共资金支付票据,以确保没有任何瑕疵,然后将其加载到 ImageValue 中。然后,在运营中心录入数据后,在 ImageValue
中按税务类别进行分类。之后,纳税申报单被发送至每个分行或其他银行。
国友女士(对于引入 ImageValue 的效果)
我们以前使用条形码,而现在它被二维码所替代,因此识别率有所提高。因此,几乎不再出现实物无法分类的情况。即使有无法通过机器分拣的实物项目,人工分拣所需的时间也大大减少。由于无需进行人工操作,操作所需的时间大大缩短。另一个较大的优势是,可以将员工数量削减到最低限度。我认为,随着所需时间和人力的减少,工作效率得到大幅提升。
冈林先生(对于员工的技能发展)
操作员集中在一个运营中心,但最初他们负责不同的操作,如票据和转账。他们当然能够履行其最初的职责,但通过整合他们的业务,他们现在能够履行其他职责,这提高了工作效率。兼职员工只能在繁忙时段提供协助,因此他们不是多面手,不能执行多项任务。通过减少兼职人员和一线员工的数量,可以使用少量员工来运营整个业务。同时,集中操作提高了操作人员的速度和熟练程度,减少了操作出错率。每年
150 万笔外汇交易,仅有约一笔交易出错。
提高人员效率最重要和最困难的一环是人力资源培训。就目前的员工数量而言,要处理好一切还需要一段时间,但只要相同的事情重复做,一旦开始上手,一切就会变得简单。其他银行来向我们求教,但我告诉他们,归根结底,最重要的还在于人力资源开发。
展望未来
冈林先生
读取精度的提高,使工作时间和硬件操作时间缩短了约 10%。后续的问题包括我们要利用空闲的时间做哪些工作,以及如何增加业务数量。
我们还计划将分行的日常凭证集中在运营中心存储和处理,并在总行集中、成像、存储和保留客户交易印章的物理副本。