CASE
南都银行
引入图像归档系统,
推行无纸化办公
作为其中期管理计划的一部分,南通银行推行“活力创造计划”,并努力提高整个银行的业务效率和业务流程重组。文档管理系统重构的目的是将资源重新调配到销售和营销部门,减轻行政负担,提高竞争力。因此,在引入国誉的文档管理系统
Kinbun 的同时,该公司还采取措施向无纸化办公迈进,采用了集普瑞斯特的高速扫描仪 ImageValue 20 和图像搜索系统 Image Focus 于一身的图像归档系统,该系统于 2016 年
4 月开始投入运行。
我们最近对该公司进行了采访,了解其如何简化文档管理操作。
文档存储交由销售分部负责
通过重构文档管理系统减轻行政负担。将资源调配到销售部门,提高竞争力。
山口先生
虽然该部门曾在一段时间内编制文档清单,但分行和每个部门随即产生了新的文档,且对银行中所有文档的类型和保留期限掌握得并不全面。纸质文档的归档方法也未标准化,具体由各分行决定。
此外,随着处理的金融产品(例如投资信托和保险产品)数量的增加,许多文档并未进行登记,有时文档保留期限也因分行而异。对银行局域网和其他系统上公布的文档进行彻底调查后发现,包括副本在内的文档数量已增至近
10,000 份。
为了解决这些问题,我们努力统一文件管理标准,并重新构建文档管理系统。
引入效果
解决方案实施的关键
使用标准规则集中管理纸质文档文件
通过减少销售分部的文档数量和消除归档需求,减少了行政管理工作量
图像归档系统简单易用、检索权限灵活安全且可扩展,这些特性得到高度赞扬
山口先生
新系统的引入缩短或消除了存储期限,改变了我们对纸质存储的认识,且每天分行的文书工作处理时间减少了 20 分钟。
成功的秘诀在于先小范围试点,通过限制新系统的范围,确保其稳步推行。现在,我们知道该系统可以在我们的分行安全使用,我们将能够扩大数字化的范围,并在未来提高效率。
在这方面,我们认为,此次引入的图像归档系统的优势在于,即便我们将多种票据添加到目标文档,也无需更改登记屏幕或系统定义,同时我们可以在不增加投资的情况下扩展系统。
改善详情
缩短或消除了存储期限,改变了我们对纸质文件保留的态度
新设立了短期保留箱,消除纸质文件保留造成的空间挤压问题。目前,大约有 200
种文件属于这一类,这有助于减少在销售分部保留的文件数量,同时由于无需进行归档,减少了行政工作量。成像和短期保留箱的使用减少了文书归档的时间。
中山先生
一旦文档管理系统和图像归档系统投入运行,审查保留期限和方法就变得更容易了。分行已在开始询问是否有可能缩短保留期限,我认为,人们对这方面文档的认识已经发生改变。我觉得,不产生不必要的文档也能简化操作的想法在人们心中正在生根发芽。
木村女士
起初,大家对办公工作流程的变化有些无所适从,但一旦他们习惯了以后,他们便发现贴上统一标签的文件很容易找到,这有助于分行清理不必要的文件。
浏览图像数据如同在互联网上搜索;只需输入一个关键字,就会出现一个候选列表,而无需搜索它们。没有一家销售办事处抱怨说,“我们不知道如何使用这个系统。”显示的图像清晰易读,即使打印出来也非常美观。
展望未来
未来将扩大票据和其他文档的图像保存范围
作为数字化举措的第一步,运营中心安装了高速扫描仪 ImageValue 20,对 42 种纳税申报单和 18
种截止期限票据进行了扫描和成像,并清理了所有原件。该公司计划增加扫描的票据数量,未来增加的扫描票据类型接近 100 种。
中山先生
2016 年 7
月,我们开始在分行使用多功能打印机对纳税申报单进行成像处理,通过将它们登记到图像归档系统中,现在可以在同一平台上对它们进行搜索。管理个别公司的财务报表也是我们分行的一大负担。我们也想对这些报表进行成像,并探索利用它们的方法。