江戸川区受託業務における契約・法令違反のご報告

2019年9月10日

各位

江戸川区受託業務における契約・法令違反のご報告

 

 弊社が東京都江戸川区(以下、「委託元」といいます。)より受託しておりました「平成28年度給与支払報告書等処理業務」において、弊社の委託先であるシステムズ・デザイン社が委託元の承諾を得ずに外部業者へ無断で再々委託しておりました。また、その後の社内調査により、弊社担当者が上記状況を認識していながら社内報告を怠り、委託元の許諾を得る措置を講じていなかったことが判明いたしました。
 マイナンバーを含む個人情報の入力を委託元に無断で外部業者への再々委託することは、契約・法令違反にあたり、本件に関して弊社は個人情報保護委員会から指導、および委託元から指名停止処分を受けています。
 関係者の皆さまには多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くおわび申し上げます。弊社といたしましては、本件を重く受け止め、今後の再発防止に努めてまいる所存です。
 なお、委託元が公表している通り、本件においてマイナンバーを含む個人情報が流出した形跡はなく、当該個人情報は全て適切に消去されていることを確認しております。

 

■発生原因の概要

弊社担当者のコンプライアンス意識が低かったことが挙げられます。また、弊社において、個人情報を取り扱う受託業務はBPO本部(受託業務の運用管理を専門とする部門)が社内監査を行っていますが、短期間の受託案件についてはBPO本部の監査対象となっておらず、監査体制が十分でなかったことが挙げられます。

 

■再発防止策の概要
① コンプライアンス教育の強化・徹底

コンプライアンスに対する方針と企業姿勢を全社員へ再度徹底するとともに、全社員のコンプライアンス意識を高めるため、新たに法務コンプライアンス課を立ち上げ、契約稟議のルール見直し・厳格化などの仕組みづくりを行います。また、コンプライアンス強化月間を定期的に開催し、コンプライアンス意識の継続的な強化を図ります。

② 短期間の受託案件における運用及び委託先管理の見直し

短期間の受託業務においても、長期の受託業務と同様、BPO本部が実効性の確保や運用リスクの事前チェック、仕様・契約に基づく運用がなされているかなどを確認できるプロセスへ変更します。また、委託先の選定において、BPO本部による委託先のヒアリングや実地検査を行うなど、受託業務に関する監査の実施を義務化します。

③ 関係者の懲戒処分と役員報酬の一部自主返納について

今事案における不適切行為に関与した担当者について、再発防止や企業秩序の回復を図る観点から早急に適切な処分を行い、不適切行為の抑制を図ります。また、経営陣としても今回の事態を重く受け止め、役員報酬の一部を自主返納いたします。

 

<本件に対するお問い合わせ先>

株式会社プリマジェスト 経営企画部
TEL:044-578-5115
Email:pgi-koho@primagest.co.jp

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